Regulamin przesyłania dokumentów w formie elektronicznej Spółki Wodnej „Łeba”
§1
Podstawa prawna
Podstawą prawną przesyłania dokumentów w formie elektronicznej jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
§2
Postanowienia ogólne
Odbiorca korzystający z możliwości otrzymywania dokumentów w formie elektronicznej zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem przed wypełnieniem „Oświadczenia o akceptacji dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej” lub wyrażeniem woli o akceptacji dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej oraz przestrzegania jego postanowień.
§3
Definicje
- Spółka Wodna „Łeba” – wystawca dokumentów elektronicznych.
- Odbiorca – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która jest stroną umowy zawartej z Spółką Wodną „Łeba”.
- Dokument elektroniczny – faktura VAT, faktura korygująca VAT, duplikat faktury VAT, duplikat faktury korygującej VAT, wystawione i przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF lub innym.
- Akceptacja – zgoda udzielona przez Odbiorcę na przesyłanie faktur przez Spółkę Wodną Łeba w formie elektronicznej.
- Faktura przesyłana w formie elektronicznej zgodnie z Ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług jest równoznaczna z przesyłaniem faktury wystawionej w formie papierowej i stanowi dokument księgowy.
§4
Przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej
- Spółka Wodna „ŁEBA” przesyła w formacie PDF lub innym formacie elektronicznym dokument wraz z ewentualnymi załącznikami z adresu poczty elektronicznej poczta@swleba.pl w sposób wymagany przez przepisy prawa, w tym w szczególności gwarantujący autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu.
- Doręczenie dokumentu w formie elektronicznej następuje z chwilą wysłania przez Spółkę Wodną „ŁEBA” wiadomości zawierającej plik z dokumentem z adresu poczta@swleba.pl na adres wskazany w złożonej akceptacji o przesyłaniu dokumentów w formie elektronicznej lub wyrażeniem woli o akceptacji dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej.
- Dokument wysłany w formie elektronicznej w dacie wysyłki jest automatycznie zapisany w archiwum na serwerze Spółki Wodnej Łeba, w formacie i datą tożsamą z przesłaną do Odbiorcy. System, o którym mowa powyżej, pozwala na wielokrotne otwieranie dokumentu, jak również dostęp do niego.
- Odbiorca zobowiązany jest do przechowywania otrzymanych dokumentów w formie elektronicznej, w sposób dowolny, ale zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, łatwość ich odszukania oraz bezzwłoczny dostęp organowi podatkowemu i/ lub organowi kontroli skarbowej.
§5
Warunki przesyłania dokumentów w formie elektronicznej
- Dokumenty mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem złożenia akceptacji tego sposobu przesyłania oraz akceptacji niniejszego Regulaminu przez Odbiorcę.
- Akceptację Odbiorca może złożyć poprzez:
- podpisanie umowy o świadczenie usług odprowadzania i oczyszczania ścieków oraz podanie adresu e-mail w celu otrzymywania faktur w formie elektronicznej,
- wypełnienie i wysłanie formularza elektronicznego „Oświadczenie o akceptacji dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej” (załącznik nr 2.1) dostępnego na swleba.pl w zakładce „Faktury elektroniczne”,
- Podając w akceptacji adres poczty elektronicznej, Odbiorca oświadcza, że jest posiadaczem podanego w akceptacji adresu e-mail. Spółka Wodna „ŁEBA” nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnego adresu , udostępnienie osobom trzecim adresu poczty elektronicznej, ani za działania operatorów internetowych. Odbiorca zobowiązany jest do stałego monitorowania pojemności swojej skrzynki – tak, aby była ciągła możliwość dostarczania na nią korespondencji o jakiej mowa w niniejszym Regulaminie.
- Klient może zmienić adres poczty elektronicznej, na którą mają być przesyłane dokumenty w formie elektronicznej, z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni roboczych przed datą planowanej zmiany adresu e-mail poprzez wypełnienie i wysłanie formularza elektronicznego „Zmiana adresu poczty elektronicznej” dostępnego na swleba.pl w zakładce „Faktury elektroniczne”, (załącznik nr 2.2).
- Wycofanie akceptacji jest możliwe poprzez wypełnienie i wysłanie formularza elektronicznego „Oświadczenie o wycofaniu akceptacji dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej” dostępnego na swleba.pl w zakładce „Faktury elektroniczne”, (załącznik nr 2.3).
- Akceptacja nie wyłącza prawa Spółki Wodnej Łeba do przesyłania faktur w formie papierowej szczególnie w przypadkach niezależnych lub niezawinionych przez Spółkę, w tym m.in. awarii systemu, komputera itp.
§6
Postępowanie w sprawie nie odebranych faktur przez Klienta
- W przypadku, gdy na adres e-mail poczta@swleba.pl przyjdzie automatyczne powiadomienie o niedostarczeniu wiadomości, Spółka Wodna „ŁEBA” podejmie próbę skontaktowania się z Klientem w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji. W przypadku braku kontaktu telefonicznego, Spółka Wodna Łeba wystawi duplikat faktury w formie papierowej i wyśle pocztą na adres Odbiorcy będący w ewidencji Spółki. Forma papierowa faktury zostanie zachowana do czasu powiadomienia Spółki Wodnej Łeba przez Odbiorcę o zmianie adresu poczty elektronicznej, wypełniając w tym celu wniosek, o którym mowa w niniejszym Regulaminie.
- W przypadku, gdy wiadomość zawierająca dokument w formie elektronicznej nie zostanie dostarczona Klientowi, z przyczyn niezależnych od Spółki Wodnej „ŁEBA”, zostanie wystawiony duplikat dokumentu.
- Jeśli przyczyna niedostarczenia dokumentu elektronicznego w momencie jego wysłania przez Spółkę Wodną „ŁEBA” wynika z okoliczności leżących po stronie Klienta – nie ma to żadnego wpływu na termin płatności należności wynikającej z danego dokumentu.
§7
Postanowienia końcowe
- Spółka Wodna „ŁEBA” zastrzega sobie możliwość zawieszenia świadczenia usługi przesyłania dokumentów w formie elektronicznej w przypadku zaistnienia siły wyższej lub innych przesłanek (w szczególności powtarzających się problemów związanych z pocztą elektroniczną Klienta), o czym Spółka Wodna „ŁEBA” poinformuje Klienta w formie elektronicznej.
- Spółka Wodna „ŁEBA” zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie. O powyższym Klient zostanie poinformowany w formie elektronicznej.
W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa.